Departamento de Reservas

- A reserva é um acordo verbal ou escrito, que se estabelece entre o hotel e uma pessoa física ou jurídica, pelo qual o primeiro se compromete a oferecer acomodação e prestação de serviços numa data determinada pelo cliente, enquanto que o segundo para receber tais serviços terá de pagar pelos mesmos.  Pérez

- O departamento de reservas tem como principal objectivo atingir o máximo de receita possível de acordo com o número de quartos disponíveis.
 
- O departamento de reservas de um hotel tem como objectivo reservar o pretendido por cada cliente;

O departamento de reservas efectua os seguintes serviços: 
 

• Reservas de alojamento:
  
  - Só alojamento
  - Alojamento e pequeno almoço
  - Alojamento em meia-pensão
  - Alojamento em pensão completa

 

• Reservas de salas e outros espaços:
  
  - Reuniões
  - Apresentação de novos Produtos
  - Congressos
  - Leilões
  - Casamentos
  - Aniversários
  - Passagens de Ano

 

• Reservas de outros serviços:
  
  - Ginásios
  - Health club
  - Spa
  - Serviços de baby-sitter
  - Animação
  - Internet
  - Jornais
  - Deslocações/Transporte
  
  
  
  
   

  

Profiles

CRS nº- numero da central de reserva.

A/R- account receivable.

Attachment- permite anexar informação ao profile do cliente.

Changes- permite ver alterações e quem é que modificou.

Membership- caso o cliente seja membro de uma ‘instituição’ que tenha parceria com o Hotel.

Merge- se existirem 2 profiles com o mesmo nome, permite-nos unir ambos mas apenas se forem da mesma categora.

Negotiation Rate- podemos definir taxas para cada tipo de cliente.

RTC- room to charge, o cliente estar numa tipologia e pagar outra.

Rate- rack rate(preço balcão), tonet(preço sem comissão), preço comicional(neste preço existe uma % que vai para o operador turístico).

Reservation Type- TEN(cliente ainda não confirmou), DEF(o cliente já confirmou), ALL(contrato de allotment).

More Fields:

No Post- não permite lançamentos na conta, o cliente tem que pagar tudo á medida que vai consumindo.

Print rate – imprimir ou não imprimir uma confirmação de reserva com tarifa.

C/O time:check out time- utilize se no caso de earlier/late check outs.

Tax type: tipo de imposto.

Pickup required: se for necessário ir buscar o cliente ao aeroporto, deve-se indica-lo nesta secçãpo

Transport type: tipo de transporte que o cliente quer que o vá buscar.

Station code: código do local onde o cliente está. ( ex: ALX – aeroporto de Lisboa)

Carrier code: código do transporte onde o cliente vem ( ex: TP = TAP)

Dropoff required: se o cliente pretende que o vão levar ao aeroporto, indica-se aqui.

Nova Reserva:

Block: se o cliente pertencer a algum grupo ou allotement

Member type: somente existem 2 tipos de mebros 1. Loyalty 2 frequently flyer

Member no: uma vez preenchido o member type terá que colocar aqui o numero referente.

Company: aqui adicionará à reserva o nome da empresa do cliente.

Corporate no: uma vez preenchido o campo company, terá que preencher este campo com o nº de identificação da empresa. ( não é o nr de contribuinte)

Agent: nome da agência de viagens que fez a reserva.

IATA no: numero de identificação das agências de viagens .

Show rates: closed – mostrar as tarifas confidenciais; day use- tarifas para um day use; Pseudo- são as pm’s ou seja quartos fictícios para uso interno; best available – as tarifas a melhor preço.

Rate class - visualiza as diferentes tarifas para agências de viagens, tour operator, tarifas de grupo, tarifas negociadas e outras tarifas.

Rate category: diferentes opções para cada um dos diferentes segmentos.

Promotions: aparecerão todas as tarifas que temos no hotel ( a nível de tarifas)

Room class: seleccionar um tipo de quarto – se é deluxe room, se é apartamento, etc.

Features – pode se seleccionar uma característica específica de cada quarto. Se for habitual e gostar mais do tapete vermelho ou da vista para a Marina, etc.

Included non deducted- inclui se as reservas tentativa, ou seja, as reservas que ainda não foram confirmadas.

Quadro das tarifas:

Item inventory: visualizar todas as camas extras ou berços ou portáteis disponíveis.

Waiting list: visualizar todas as reservas que estão em lista de espera.

Rate info: analisar toda a informação acerca da tarifa.

Long info: analisar o total da estadia do cliente com uma determinada tarifa.

Turnaway: colocarmos o motivo para o qual o cliente não quer fazer a reserva. Por exemplo preço demasiado elevado.

Scope: voltarmos ao quadro inicial da reserva. Funciona para evitarmos fazer um Turnaway.

 

 

 

 

Opções da Reserva:

Accompany- juntar outro perfil a reserva.

Add on- copia certos elementos da reserva para outra reserva.

Agent/Company- adicionar uma empresa á reserva.

Alert- criar um alerta no perfil da reserva(ex:cliente complicado).

Changes- modificar/actualizar algo na reserva.

Billing- movimentos na conta do cliente, caso o cliente não tiver feito check-in clicamos em Privilege e activamos esta opção.

Confirmation- envia uma confirmação ao cliente da reserva.

Deposit CXL- depósitos na conta.

Fixed charge- lança de uma forma fixa um movimento durante toda a estadia ou durante alguns dias(ex:cama extra).

Locator- permite-nos localizar onde o cliente estará a uma determinada hora(ex:se o cliente estiver a espera de m telefonema).

Queue- caso o quarto não estiver pronto deixamos o cliente em espera.

Package- permite escolher de uma lista de elementos um pacote de estadia(ex: meia pensão, half-board).

Routing- redireccionar um determinado pagamento para outro quarto ou para conta da empresa(ex: window1(valor diário),window2(todos os extras)).

Party- grupo informal com menos de 9 quartos ou pessoas(ex:uma família em varios quartos).

Pró-forma-folio- factura do cliente com a estimativa da conta.

Register card: cartão de registo – cartão com os dados pessoais do cliente para ele assinar.

Room move: caso o cliente mudar quarto. Só pode ser efectuado depois dos clientes fazerem check in. Se o cliente mudar de quarto temos de indicar o estado do quarto.

Share- partilhar um quarto mas com pagamentos separados.

Priivileges- privilégios na conta antes ou depois do check-in: autorize direct bill, pré stay charging, post stay charging.

 

 

Menu Front Desk:

Arrivals: visualizar ou procurar todas as chegadas seja elas para o dia ou para dias futuros.

Queue Reservations: Serve para as situações em que o cliente chega ao hotel e ainda não têm o quarto atribuído. Ao pressionar esta opção o sistema começa a contar o tempo de espera.

In house Guests: Podemos visualizar todos clients in house, ou seja que ja estão checked in.

Accounts: serve para criar um quarto fictício para criar uma conta. (PM’S)

Rooms assignmentes:  Esta função permite-nos visualizar que quartos estão ainda por pré-definir.

Messages: Podemos inserir  uma mensagem para o cliente, para que ele possa visualizar no seu quarto.

Traces: Pedidos e ordens de serviços internos. Ex: dizer que o cliente é alérgico a algo ou enviar á governanta uma mensagem a dizer que vai dar entrada mais uma pessoa para o quarto X. Podemos seleccionar a mensagem interna para os departamentos que pretendemos.

Wake up calls: programação de despertadores.

 

 

 

Room Status:

Clean

Dirty

Pickup- o cliente foi ver mas não gostou.

Inspected- visto pela governanta.

Out of service- pequena avaria(ex:lâmpada fundida)não retira o quarto do inventário.

Out of order- avaria grande(ex:canos arrebentados)retira o quarto do inventario.

 

Blocks:

Elastic- nos contratos de allotment, permite ao sistema aceitar reservas para mais quartos ou mais dias mesmo tendo atingido o limite do allotment.

Cut off days- tem haver com o allotment, é o period de release.

Cut off date- tem haver com os grupos, é a data na qual os quartos que não foram atribuídos voltam para o inventário.

Follow update- data em que o grupo toma a decisão se vai ficar ou não.

Add PM- criar uma PM adicional.

Statistics- sumario do grupo.

Wash Schedule- altera o cut off date, limparia todos os valores se estes já estivessem colocados.

 

 

Grelha dos Blocks:

Wash- apaga todos os valores dos contratos de allotment.

Range- para colocar um quarto no grupo individualmente escolhendo tb a tipologia.

Priorities- permite modificar os tipos de quarto, podendo tb seleccionar os quartos a serem vendidos primeiro.

Reservation- permite fazer a reserva do grupo, o status do mesmo tem que estar em definitivo, é necessário criar uma PM.

Billing:

Post- lançamentos.

Folio- dados da factura.

Payment- para o cliente puder pagar mesmo sem fazer check out.

Settlement- ínterim bill(por a conta a 0 sem fazer check out), early departure(o cliente sai antes da data prevista), advance bill(o cliente paga no dia anterior e desta forma o pc passa automaticamente o cliente para check out no dia aseguir).

Fast Posting- permite lançamentos rápidos e em vários quartos.

 

Cashier Functions:

Batc Folio- imprime a factura mas não permite fazer check out ao cliente.

Batch Posting- permite lançamentos para vários quartos ao mesmo tempo, útil para grupos.