Departamento de Compras

 

O departamento de compras de um hotel ao qual está associado o economato, é uma das várias secções que constituem a unidade hoteleira.

Tem como actividades principais a aquisição, tratamento,armazenamento e fornecimento dos artigos armazenados para todas as secções.

O fornecimento dos produtos é feito em função de uma requisição dirigida ao economato, de forma a que este a possa atender com a maior brevidade possivel. Essa informação será feita de acordo com o departamento de reservas que dará a informação sobre a taxa de ocupação, e consequente necessidade de aprovisionamentos.
É desta forma que estes dois departamentos interagem.

 

 

 

                           (Foto: Grande hotel)  

ISLA

Gestão Hoteleira

4º Semestre – 2º ano

2010/2011

 

 

 

 

Apontamentos

Informática Aplicada à Hotelaria II

MC – Materials Control

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

v MASTER DATA

MASTER DATA à COST CENTER/STORE

Cost Center: Estrutura de armazéns da unidade hoteleira. É criada para movimentar artigos de secção para secção.

Aquilo que está no sistema tem de ser igual ao que está nos pontos de venda.

O estatístico ou centros de custo estatístico servem para totalizar valores do que foi transferido entre cada cc e stores. Não é possível transferências para os cost center estatísticos porque eles são totalizadores.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cost Center/Stores criar um e atribuir um número.

Vamos trabalhar com um já existente no sistema (13 – bar fora de horas)

Number: número do cost center, é um número sequencial

Account: contabilidade

Assigned to: “centro de vendas estatístico” armazém imediatamente acima na estrutura

Taxes: tabelas de impostos criadas no sistema, para escolher o imposto apropriado para este centro de custos

Contribution%: todos os artigos têm um custo de venda, quando atribuímos uma % ao produto o preço vai aumentar x% na venda do cliente

Close cost center/Store on stock take: no fim de um inventário é impressa uma listagem dos produtos que há em armazém. Após a impressão o sistema já não aceita mais requisições ou lançamentos de nada.

Close at: ultima data em que o armazém foi fechado; ultima vez que foi feita a reconciliação.

Update at: ultima data em que o armazém foi fechado

Update EP1: from (contabilidade)

For statistics: é um totalizador, dá-nos o total de todas as mercadorias que foram transferidas para outras secções que fazem parte deste centro estatístico.

Cost center: pode ou não ser um ponto de venda. O sistema subentende que é um custo porque não faz inventários nem vendas

Stores: tem vendas e fazemos inventários no final do mês

                Expenses on store: artigo que não é vendável isoladamente (artigos non-food não geram contribuição)

                Permenent Inventory: (POT-COS) inventário mensal, não é obrigatório mas por norma é feito

Defalt main store: : criar um armazém dentro do próprio armazém. Só se pode criar no armazém geral, cria-se uma subsecção.

Use deposits: taras (usado quando o produto tem retoma). Convém criar um armazém só para estes casos, sendo apenas custos. Dentro desse armazém não vai existir nada físico lá dentro. (criar armazém clicando em for booking deposits)

Profit contribution: artigos vendáveis

Batch processing: o armazém vai funcionar com as regras do HACCP

For booking deposit: seleccionar se for um armazém de taras.

 Period Control: periocidade de inventário neste centro de custo ( Half year: seis meses.).

 

MASTER DATA à COMPANY STRUTURE à ISLA à ISLA à

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Company struture: estrutura do armazém da unidade hoteleira. Esta estrutura é criada para movimentar artigos de secção para secção. O estatístico serve para totalizar valores, dar valores do que foi transferido para as suas secções.

1- Alojamento Estatístico (cc): andares, FO, lavandaria

2- Animação: tem custos elevados numa unidade hoteleira. Os custos, por exemplo, bebidas, que saem do bar da praia para serem oferecidos pela animação aos clientes, tem de ser retirados; os custos do bar da praia são transferidos para a secção animação.

3- Armazém Geral: só existe um num hotel. É onde entram os produtos e saem com requisição há excepção dos frescos, que entram directamente para a cozinha, todos os outros dão aqui entrada.

4- Beverage to Food: bebidas para comidas

5- Digestif Trolley: carro usado para venda de comidas e bebidas como apertivos

6- F&B Estatistico-

                6.1. - Centro de produção estatístico: cozinha ISLA, cozinha ruínas, …

                6.2. – Centro de vendas estatístico: restaurante, bares, cafetaria, room service, pastelaria, …, mini-bares. O mini-bar é inventariado após a reposição, no ultimo dia do mês. Ex: 100 quartos, vamos multiplicar tudo por 100, porque sabemos quando leva 1. O valor total será o que temos em armazém.

7- Guest Complaints: custos que provieram das reclamações dos clientes. Ofertas que fazemos aos clientes Ex: cesto de frutas, que vai ser transferido (*) da cozinha para aqui.

(*) se tivermos uma ficha técnica de cada produto (simples ou composto) é mais fácil de transferir. A ficha técnica é todos os ingredientes necessários para confeccionar um prato, com os seus respectivos custos.

8 – Refeitório: não tem vendas, só custos

9 – SPA: transferências so armazém geral (-) para SPA (+)

10 – Spoilage: quebras, podem ser de matéria-prima: artigos vendidos ao cliente e material circulante: copos, pratos, fardas, …

11 – VIP Tratements: só tem custos. Existem sempre 5 graus em cada unidade hoteleira.

 

No fim do mês fazemos uma reconciliação dos custos – reconciliação de custos global

Custo total da u. h. ou reconciliação de custos global = Ei + Compras – Requesições – Quebras – Ef

Pontos de venda ou Custo de Venda = Ei + Requesições – Quebras +- Transferências – Ef- Crédito = Net Cost

 

MASTER DATA à OVER GROUPS à enter à Beverage; Food; Noon – Food;

Units: é a unidade em que o artigo vai ser movimentado na unidade hoteleira. Estas unidades de entrada de mercadorias têm de ser as mesmas que vamos usar nos inventários.

 

 

Como fazer um classificador de economato?

OVER GROUP	MAJOR	ITENS	ARTICLE
FOOD	Frutos	Enlatados	Cereja; marca; quantidade;
		frescos
		secos
		cristalizados
	Carnes	Porco
		Vaca
		Caça
		aves
	Peixe/Marisco	Fumado
		Seco
		Fresco
		congelado
	Legumes	Frescos
		congelados
	Lacticínios	Leite	Mimosa, 1L, meio-gordo
		Queijo
		Manteiga
		ovos
	Mercearias	Azeite
		Sal
		Massas
		arroz
	Cafetaria (PA)	Cereais
		Chá
		Compostas
		Chocolate em pó
	Pastelaria/Padaria
BEVERAGE	Aguas	Com gás
		sabores
	Sumos
	Cervejas
	Refrigerantes	Com gás
		Sem gás
	Aguardentes	Rum
		cachaça
	Licores	licores	Licor de café
	vinhos	Tintos
		rosé
		Brancos
		Verdes
		Espumantes
		Champanhes (só de França)
		Generosos (regiões demarcadas)	Carcavelos
			Moscatel Setúbal
			Madeira
			Porto
		vermutes	Martini
		Cherré
		Licorosos
NON-FOOD	Fardas	Restaurante	Farda de…
		Housekeepping	Farda de…
		Cozinha	Farda de…
	F&B Suplies	cozinha	Papel vegetal
			Frigideiras
			Panelas
		pastelaria	Formas de papel
	Talheres/silver (utilização directa pelo cliente)	Talhes	Colher de…
		Facas
		Pinças	De cozinha
		Açucareiros
		Bule	Chá
	Loiças ou “china”(porcelanas)	Prato	Sopa
			Sobremesa
		Chávena
		Taça
		Pires	Café
	papelaria	Material cliente
		Material escritório
	Glassure/copos	copos	Agua
			Vinho branco
			Long drink
			Flute
	Liner ou atoalhados F&B	Liner F&B
	Liner ou atoalhados quartos	Liner quartos
	limpeza	Amaciadores
		Detergentes
	Artigos cliente	quartos	Roupão
			Chinelos
			Escovas
			Amenities
		F&B	Beses copos
			Mixers
	utensílios	Cozinha	Facas
		Restaurante	panelas
		bar	Frapé
			Sheker

 

MASTER DATA à COST CENTER/STORE à INVENTORY SETTINGS

(como pode fechar o nosso inventario)

Pode fechar de duas formas:

Set nor filled to zero: o que não foi preenchido fecha a zero – não se faz inventário, o sistema assume (tudo o que foi consumido) e a Ef como zero (é um custo) – utiliza-se para uma secção que não faça inventario

Set not filled to POT: (potencial) o sistema vai assumir aquilo que está no próprio sistema. Não assume tudo como zero, dá-nos a possibilidade de inserir Ef, apesar de poderem não ser iguais ao que realmente lá está.

                Ef = SOH, podem ser físicas (contadas por nós), ou teóricas/POT (sistema)

                O ideal é a física ser igual à teórica, caso não seja o que prevalece é a contagem física

Ei + requesições +- transferências – quebras = Ef de um determinado produto (Stock On Hand)

Inventory difference not allowed: (0€ em armazém) é para o armazém geral, o armazém não pode fechar com diferenças, caso aconteça a transferência vai ser feita para outra secção (à priori uma que tenha já um custo elevado), aumentando o custo dessa secção, são os chamados acertos.

 

MASTER DATA à INVENTORY TEMPLATE

(modelos de inventário que vão ser ligados a um cc no sistema)

Template Type:

Entire inventory: final do mês (é o que se usa por defeito)

Critical Count: permite-nos escolher um artigo que por qualquer motivo não aparece nas listagens do spot check.

Spot Check: permite-nos ver as diferenças que temos na realidade (físicas) das que estão no sistema (POT), na hora que quisermos, no dia que quisermos. Permite-nos escolher um só artigo para inventariar.

 

Spot Check Filter: só aparecem nas listagens de artigos non-food

Only expensive articles: aparecem apenas os non-food articles;

Only profit contributions articles: aparece só food & beverage (artigos vendáveis);

W/O cancelled articles: aparece na listagem artigos inactivos no sistema.

W/O articles whit SOH=0: ver artigos em falta (tudo o que tem stock 0).

 

Inventory time:

End of day all stock movent included: aparece por defeito; é o inventário do “fim do dia”

Stock movement date one not included: quando o inventário não é feito a dia “31” e apenas a dia “1”, permite que os movimentos do dia presente não sejam contabilizados.

 

ACT SOH Auto Fill (BU only)= actual stock on hand automatic (base unit only)

 

MASTER DATA à MANAGE ARTICLES

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Price Behavior:

-          Fixed Proposal Price: o preço do produto na nota de encomenda não pode ser mudado, mas o chefe de compras pode-o mudar no acto da entrega do produto.

-          Dynamic Price: pode-se o mudar o preço do produto na nota de encomenda e no acto da entrega do mesmo.

-          Fixed Price: assume que é o preço do produto e não dá para fazer mais alterações.

- Last Receiving Date: data que recebemos o último artigo.

- Last Purchase Price: aparece automaticamente na 1ª factura que fazemos do artigo.

- Sales Price: preço de venda do artigo.

- ABC Indicator: é o artigo que é mais importante para a UH. Não é pelo preço, mas sim pelo volume de compras.

-Overview: visualizar os artigos que temos no sistema.

- Stock on Hand: stock que temos de um determinado produto, numa determinada secção, num determinado momento.

- Purchase Article: new – é um sub-produto de um produto, permite saber mais detalhes do produto. Exemplo: Artigo – maçã; Purchase Article – red gold.

- Product: ficha técnica dos produtos de venda: para saber o custo do produto de venda que estamos a criar.

- Stock on hand: + open + OK: artigos que existem em armazém, num determinado momento, de um determinado artigo.

 

v PURCHASE

Quem utiliza este módulo é o chefe de compras.

PURCHASE à PURCHASE ORDERS

(nota de encomenda ao fornecedor, é feita pelo chefe de compras.)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

- Edit order – fazer nota de encomenda.

- New Poisition:

                               - Supplier: escolher fornecedor.

                                - Info: deixar alguma informação adicional ao sistema.

                               - ACT SOH: se ainda tivermos o produto no armazém aparece a quantidade que temos.

                               - Store Unit: unidade.

                                - Last price/Store Unit: último preço que o sistema assumiu.

                               - Special Offer: recebimentos de produtos Grátis, estes produtos não vão interferir no preço médio.

                               - Authorisation Level: para se poder encomendar o produto tem que se ter um nível de autorização superior ou igual á do produto.

                               - Delete flag: seleccionar o produto que se quer apagar, quando se faz order o protudo apaga-se.

                               - Apply Changes: para alterar o delivery date, cost center e o supplier.

                               - Split by Supplier: dividir por fornecedor, ou seja quando uma nota de encomenda tem produtos com dois fornecedores ao clicar vai separar em duas notas de encomenda. Quem faz é o chefe de compras.

                               - Set for Authorisation: a nota de encomenda tem que ir para autorização, pois o produto tem um nível de autorização superior ao user. Quem autoriza é o chefe de compras.

                               - Order: enviar a nota de encomenda para o fornecedor.

                               - Trovão: aparece todos os artigos que já foram entregues pelo fornecedor.

                               - Merge Basket: junção dos artigos do mesmo fornecedor.

 

- Request for Quotation: pedir preço unitário ao fornecedor do produto.

- Open Purchase Order: nota de encomenda já enviada ao fornecedor, mas este ainda não entegou a mercadoria.

                - Dunning: fazer um novo pedido ao fornecedor, ou seja, relembrar o fornecedor que a mercadoria ainda não foi entrgue.

                - Label printing: serve para imprimir , em etiquetas, os produtos que temos em armazém para identifica-los nas prateleiras.

- Delete order: apaga toda a encomenda

- Dunning: um novo pedido ao fornecedor; relembra-o que a encomenda ainda não foi entregue, logo o sistema vai enviar uma segunda nota de encomenda

- Order: enviar a nota de encomenda

-Laber printing: imprime identificadores de artigos escritos por nós. Ao imprimir uma lista de artigos, esta deve estar na mesma ordem dos produtos que estão arrumados no armazém

 

- Delet flag: apagar o produto da nota de encomenda na altura de enviar a nota ao fornecedor

- Overview:

- New: damos um nome à nota de encomenda.

-Existing: dar um nome já existente no sistema.

(Pasta amarela):

 

 

 

 

 

 

 

- No Placed: a nota de encomenda não foi enviada para o fornecedor.

                - User Basket: nota de encomenda que não foi enviada ao fornecedor.

                - Assortement: modelo de uma nota de encomenda.               

                - For Authorisation: é para o chefe de compras ir à procura das notas de encomenda que precisam de autorização.

                - Authorisation: pessoa que está no economato e que mando a nota de encomenda para autorização e aqui pode ver se já foi autorizada

- Placed Order: a nota de encomenda já foi enviada para o fornecedor.

- Purchase Manage: opção para chefe de compras

- Reorganize Pos: alterar a ordem pela qual os artigos estão na encomenda

 

PURCHASE à PRICE QUOTES

(preço unitário do produto, alterar o tipo de preço que foi previamente definido.)

Pasta amarela à caixa de dialogo à OK e aparecem todos os artigos que estão no sistema com o seu preço unitário.

O que já tivemos de inserir no sistema anteriormente para que isto apareça?

Facturas!

FIX: alterar o tipo de preço

ü Check prices + clicar em check prices: aparecem umas letras a vermelho em determinados artigos na lista, isto significa que existem artigos que têm um preço diferente daquilo que foi acordado.

Change unit: altera as unidades do produto

Supplier	Article	Price type	Unit	Article nº	E/D	DPQ	Price/Unit (+)	Actual Price /Unit	…
		Dynam
		Fixed
		Fixed prop

 

Dynam: este é o preço que se pode alterar quando inserimos a factura

Fixed: não se pode alterar o preço.

Fixed prop: preço fixo quando se faz a nota de encomenda, embora se possa mudar quando esta chega.

PURCHASE à RECEIVING

(São as entradas, recebimento de mercadoria, quando esta entra deve-se verificar a qualidade e a quantidade e deve-se também verificar a nota de encomenda para confirmar se a factura tem tudo o que pedimos.)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

New position: adicionar mais produtos à nota de encomenda.

Reorganize Pos: alterar a ordem pela qual os artigos estão na encomenda.

Escolho um produto:

- Clicar no trovão: vai buscar a nota de encomenda enviada ao fornecedor.

- Change Status: uma análise dos fornecedores.

                - Close Position: o produto entrou com as melhores condições.

                - Keep Position Open: problema com o produto, exemplo: danificado.

- Apply changes: permite fazer alterações que estejam activadas, exemplo: preço, cc/store, supplie

- Change Qty/Bu: alterar a nossa base unit.

- NET/VAT/Gross: não trabalhamos o IVA, logo o preço NET é igual ao preço Gross.

- Total: total para ter a certeza que temos o valor certo com o fornecedor.

- Book (para fechar as notas de encomenda):

- Close Purchase Order: fechar como nota de encomenda se o documento que o fornecedor enviou é uma guia de remessa, à espera da factura.

- Book Delivery Note Invoice: é a factura da nota de encomenda. Mas quando se fecha esta tem que se cl