Departamento de Manutenção

O departamento de manutenção de um hotel tem como objectivo manter as instalações dos hotéis a funcionar correctamente, bem como criar soluções para a optimização de gastos, de espaços, e manter todos os imóveis e serviços, dentro dos padrões de segurança previstos por lei.

Existem dois tipos de manutenção: Correctiva e Preventiva.

A Preventiva : Evitar consertos e por sua vez prevenir futuros gastos com as instalações;
A Correctiva: Corrigir os problemas que qualquer área do hotel apresente.

 

O departamento de reservas relaciona-se com o de manutenção, na medida em que é necessário o departamento de reservas informar o de manutenção da ocupação existente, para que estes possam prevenir ou corrigir qualquer anomalia. Assim sendo,  a comunicação entre estes departamentos, tem de ser diária e objectiva de forma a que o cliente não seja incomodado durante a sua estadia no hotel.

 

 

 

 

 

 

 

 

5. MASTER DATA

                  MASTER DATA à COST CENTER/STORE

Cost Center: Estrutura de armazéns da unidade hoteleira. É criada para movimentar artigos de secção para secção.

Aquilo que está no sistema tem de ser igual ao que está nos pontos de venda.

O estatístico ou centros de custo estatístico servem para totalizar valores do que foi transferido entre cada cc e stores. Não é possível transferências para os cost center estatísticos porque eles são totalizadores.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cost Center/Stores criar um e atribuir um número.

Vamos trabalhar com um já existente no sistema (13 – bar fora de horas)

Number: número do cost center, é um número sequencial

Account: contabilidade

Assigned to: “centro de vendas estatístico” armazém imediatamente acima na estrutura

Taxes: tabelas de impostos criadas no sistema, para escolher o imposto apropriado para este centro de custos

Contribution%: todos os artigos têm um custo de venda, quando atribuímos uma % ao produto o preço vai aumentar x% na venda do cliente

Close cost center/Store on stock take: no fim de um inventário é impressa uma listagem dos produtos que há em armazém. Após a impressão o sistema já não aceita mais requisições ou lançamentos de nada.

Close at: ultima data em que o armazém foi fechado; ultima vez que foi feita a reconciliação.

Update at: ultima data em que o armazém foi fechado

Update EP1: from (contabilidade)

For statistics: é um totalizador, dá-nos o total de todas as mercadorias que foram transferidas para outras secções que fazem parte deste centro estatístico.

Cost center: pode ou não ser um ponto de venda. O sistema subentende que é um custo porque não faz inventários nem vendas

Stores: tem vendas e fazemos inventários no final do mês

            Expenses on store: artigo que não é vendável isoladamente (artigos non-food não geram contribuição)

            Permenent Inventory: (POT-COS) inventário mensal, não é obrigatório mas por norma é feito

Defalt main store: : criar um armazém dentro do próprio armazém. Só se pode criar no armazém geral, cria-se uma subsecção.

Use deposits: taras (usado quando o produto tem retoma). Convém criar um armazém só para estes casos, sendo apenas custos. Dentro desse armazém não vai existir nada físico lá dentro. (criar armazém clicando em for booking deposits)

Profit contribution: artigos vendáveis

Batch processing: o armazém vai funcionar com as regras do HACCP

For booking deposit: seleccionar se for um armazém de taras.

 Period Control: periocidade de inventário neste centro de custo ( Half year: seis meses.).

 

MASTER DATA à COMPANY STRUTURE à ISLA à ISLA à

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Company struture: estrutura do armazém da unidade hoteleira. Esta estrutura é criada para movimentar artigos de secção para secção. O estatístico serve para totalizar valores, dar valores do que foi transferido para as suas secções.

1- Alojamento Estatístico (cc): andares, FO, lavandaria

2- Animação: tem custos elevados numa unidade hoteleira. Os custos, por exemplo, bebidas, que saem do bar da praia para serem oferecidos pela animação aos clientes, tem de ser retirados; os custos do bar da praia são transferidos para a secção animação.

3- Armazém Geral: só existe um num hotel. É onde entram os produtos e saem com requisição há excepção dos frescos, que entram directamente para a cozinha, todos os outros dão aqui entrada.

4- Beverage to Food: bebidas para comidas

5- Digestif Trolley:  carro usado para venda de comidas e bebidas como apertivos

6- F&B Estatistico-

            6.1. - Centro de produção estatístico: cozinha ISLA, cozinha ruínas, …

            6.2. – Centro de vendas estatístico: restaurante, bares, cafetaria, room service, pastelaria, …, mini-bares. O mini-bar é inventariado após a reposição, no ultimo dia do mês. Ex: 100 quartos, vamos multiplicar tudo por 100, porque sabemos quando leva 1. O valor total será o que temos em armazém.

7- Guest Complaints: custos que provieram das reclamações dos clientes. Ofertas que fazemos aos clientes Ex: cesto de frutas, que vai ser transferido (*) da cozinha para aqui.

(*) se tivermos uma ficha técnica de cada produto (simples ou composto) é mais fácil de transferir. A ficha técnica é todos os ingredientes necessários para confeccionar um prato, com os seus respectivos custos.

8 – Refeitório: não tem vendas, só custos

9 – SPA: transferências so armazém geral (-) para SPA (+)

10 – Spoilage: quebras, podem ser de matéria-prima: artigos vendidos ao cliente e material circulante: copos, pratos, fardas, …

11 – VIP Tratements: só tem custos. Existem sempre 5 graus em cada unidade hoteleira.

 

No fim do mês fazemos uma reconciliação dos custos – reconciliação de custos global

Custo total da u. h. ou reconciliação de custos global = Ei + Compras – Requesições – Quebras – Ef

Pontos de venda ou Custo de Venda = Ei + Requesições – Quebras +- Transferências – Ef- Crédito = Net Cost

MASTER DATA à OVER GROUPS à enter à Beverage; Food; Noon – Food;

Units: é a unidade em que o artigo vai ser movimentado na unidade hoteleira. Estas unidades de entrada de mercadorias têm de ser as mesmas que vamos usar nos inventários.

 

MASTER DATA à COST CENTER/STORE à INVENTORY SETTINGS

(como pode fechar o nosso inventario)

Pode fechar de duas formas:

Set nor filled to zero: o que não foi preenchido fecha a zero – não se faz inventário, o sistema assume (tudo o que foi consumido) e a Ef como zero (é um custo) – utiliza-se para uma secção que não faça inventario

Set not filled to POT: (potencial) o sistema vai assumir aquilo que está no próprio sistema. Não assume tudo como zero, dá-nos a possibilidade de inserir Ef, apesar de poderem não ser iguais ao que realmente lá está.

            Ef = SOH, podem ser físicas (contadas por nós), ou teóricas/POT (sistema)

            O ideal é a física ser igual à teórica, caso não seja o que prevalece é a contagem física

Ei + requesições +- transferências – quebras = Ef de um determinado produto (Stock On Hand)

Inventory difference not allowed: (0€ em armazém) é para o armazém geral, o armazém não pode fechar com diferenças, caso aconteça a transferência vai ser feita para outra secção (à priori uma que tenha já um custo elevado), aumentando o custo dessa secção, são os chamados acertos.

 

MASTER DATA à INVENTORY TEMPLATE

(modelos de inventário que vão ser ligados a um cc no sistema)

Template Type:

Entire inventory: final do mês (é o que se usa por defeito)

Critical Count: permite-nos escolher um artigo que por qualquer motivo não aparece nas listagens do spot check.

Spot Check: permite-nos ver as diferenças que temos na realidade (físicas) das que estão no sistema (POT), na hora que quisermos, no dia que quisermos. Permite-nos escolher um só artigo para inventariar.

 

Spot Check Filter: só aparecem nas listagens de artigos non-food

Only expensive articles: aparecem apenas os non-food articles;

Only profit contributions articles: aparece só food & beverage (artigos vendáveis);

W/O cancelled articles: aparece na listagem artigos inactivos no sistema.

W/O articles whit SOH=0: ver artigos em falta (tudo o que tem stock 0).

 

Inventory time:

End of day all stock movent included: aparece por defeito; é o inventário do “fim do dia”

Stock movement date one not included: quando o inventário não é feito a dia “31” e apenas a dia “1”, permite que os movimentos do dia presente não sejam contabilizados.

 

ACT SOH Auto Fill (BU only)= actual stock on hand automatic (base unit only)

 

MASTER DATA à MANAGE ARTICLES

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Price Behavior:

• Fixed Proposal Price: o preço do produto na nota de encomenda não pode ser mudado, mas o chefe de compras pode-o mudar no acto da entrega do produto.
• Dynamic Price: pode-se o mudar o preço do produto na nota de encomenda e no acto da entrega do mesmo.
• Fixed Price: assume que é o preço do produto e não dá para fazer mais alterações.

- Last Receiving Date: data que recebemos o último artigo.

- Last Purchase Price: aparece automaticamente na 1ª factura que fazemos do artigo.

- Sales Price: preço de venda do artigo.

- ABC Indicator: é o artigo que é mais importante para a UH. Não é pelo preço, mas sim pelo volume de compras.

-Overview: visualizar os artigos que temos no sistema.

- Stock on Hand: stock que temos de um determinado produto, numa determinada secção, num determinado momento.

- Purchase Article: new – é um sub-produto de um produto, permite saber mais detalhes do produto. Exemplo: Artigo – maçã; Purchase Article – red gold.

- Product: ficha técnica dos produtos de venda: para saber o custo do produto de venda que estamos a criar.

- Stock on hand: + open + OK: artigos que existem em armazém, num determinado momento, de um determinado artigo.

 

5. PURCHASE

Quem utiliza este módulo é o chefe de compras.

PURCHASE à PURCHASE ORDERS

(nota de encomenda ao fornecedor, é feita pelo chefe de compras.)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

- Edit order – fazer nota de encomenda.

     - New Poisition:

            - Supplier: escolher fornecedor.

            - Info: deixar alguma informação adicional ao sistema.

            - ACT SOH: se ainda tivermos o produto no armazém aparece a quantidade que temos.

            - Store Unit: unidade.

            - Last price/Store Unit: último preço que o sistema assumiu.

            - Special Offer: recebimentos de produtos Grátis, estes produtos não vão interferir no preço médio.

            - Authorisation Level: para se poder encomendar o produto tem que se ter um nível de autorização superior ou igual á do produto.

            - Delete flag: seleccionar o produto que se quer apagar, quando se faz order o protudo apaga-se.

            - Apply Changes: para alterar o delivery date, cost center e o supplier.

            - Split by Supplier: dividir por fornecedor, ou seja quando uma nota de encomenda tem produtos com dois fornecedores ao clicar vai separar em duas notas de encomenda. Quem faz é o chefe de compras.

            - Set for Authorisation: a nota de encomenda tem que ir para autorização, pois o produto tem um nível de autorização superior ao user. Quem autoriza é o chefe de compras.

            - Order: enviar a nota de encomenda para o fornecedor.

            - Trovão: aparece todos os artigos que já foram entregues pelo fornecedor.

            - Merge Basket: junção dos artigos do mesmo fornecedor.

 

- Request for Quotation: pedir preço unitário ao fornecedor do produto.

- Open Purchase Order: nota de encomenda já enviada ao fornecedor, mas este ainda não entegou a mercadoria.

            - Dunning: fazer um novo pedido ao fornecedor, ou seja, relembrar o fornecedor que a mercadoria ainda não foi entrgue.

            - Label printing: serve para imprimir , em etiquetas, os produtos que temos em armazém para identifica-los nas prateleiras.

- Delete order: apaga toda a encomenda

- Dunning: um novo pedido ao fornecedor; relembra-o que a encomenda ainda não foi entregue, logo o sistema vai enviar uma segunda nota de encomenda

- Order: enviar a nota de encomenda

-Laber printing: imprime identificadores de artigos escritos por nós. Ao imprimir uma lista de artigos, esta deve estar na mesma ordem dos produtos que estão arrumados no armazém

 

- Delet flag: apagar o produto da nota de encomenda na altura de enviar a nota ao fornecedor

- Overview:

- New: damos um nome à nota de encomenda.

-Existing: dar um nome já existente no sistema.

(Pasta amarela):

 

 

 

 

 

 

 

 

- No Placed: a nota de encomenda não foi enviada para o fornecedor.

- User Basket: nota de encomenda que não foi enviada ao fornecedor.

- Assortement: modelo de uma nota de encomenda.      

- For Authorisation: é para o chefe de compras ir à procura das notas de encomenda que precisam de autorização.

- Authorisation: pessoa que está no economato e que mando a nota de encomenda para autorização e aqui pode ver se já foi autorizada

- Placed Order: a nota de encomenda já foi enviada para o fornecedor.

 

- Purchase Manage: opção para chefe de compras

- Reorganize Pos: alterar a ordem pela qual os artigos estão na encomenda

 

PURCHASE à PRICE QUOTES

(preço unitário do produto, alterar o tipo de preço que foi previamente definido.)

Pasta amarela à caixa de dialogo à OK e aparecem todos os artigos que estão no sistema com o seu preço unitário.

O que já tivemos de inserir no sistema anteriormente para que isto apareça?

Facturas!

FIX: alterar o tipo de preço

• Check prices + clicar em check prices: aparecem umas letras a vermelho em determinados artigos na lista, isto significa que existem artigos que têm um preço diferente daquilo que foi acordado.

Change unit: altera as unidades do produto

 

Supplier	Article	Price type	Unit	Article nº	E/D	DPQ	Price/Unit (+)	Actual Price /Unit	…
		Dynam
		Fixed
		Fixed prop

Dynam: este é o preço que se pode alterar quando inserimos a factura

Fixed: não se pode alterar o preço.

Fixed prop: preço fixo quando se faz a nota de encomenda, embora se possa mudar quando esta chega.

 

PURCHASE à RECEIVING

(São as entradas, recebimento de mercadoria, quando esta entra deve-se verificar a qualidade e a quantidade e deve-se também verificar a nota de encomenda para confirmar se a factura tem tudo o que pedimos.)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

New position: adicionar mais produtos à nota de encomenda.

Reorganize Pos: alterar a ordem pela qual os artigos estão na encomenda.

Escolho um produto:

- Clicar no trovão: vai buscar a nota de encomenda enviada ao fornecedor.

- Change Status: uma análise dos fornecedores.

            - Close Position: o produto entrou com as melhores condições.

            - Keep Position Open: problema com o produto, exemplo: danificado.

- Apply changes: permite fazer alterações que estejam activadas, exemplo: preço, cc/store, supplie

- Change Qty/Bu: alterar a nossa base unit.

- NET/VAT/Gross: não trabalhamos o IVA, logo o preço NET é igual ao preço Gross.

- Total: total para ter a certeza que temos o valor certo com o fornecedor.

- Book (para fechar as notas de encomenda):

- Close Purchase Order: fechar como nota de encomenda se o documento que o fornecedor enviou é uma guia de remessa, à espera da factura.

- Book Delivery Note Invoice: é a factura da nota de encomenda. Mas quando se fecha esta tem que se clicar também na de cima (Close Purchase Order).

Net/VAT/Groos: não trabalhamos com valores com IVA, logo o preço NET é igual ao preço Gross.

Total: nosso total (na nota de encomenda). O nosso Total tem que bater certo com a factura do fornecedor.

Summary: comparar.

Quando recebemos menos do que aquilo que encomendamos aparece uma linha encarnada com as UDC.

 

PURCHASE à RETURN TO SUPPLIER

(devolução de mercadoria ao fornecedor, a mercadoria pode vir fora do prazo, embalagens danificadas e quando vem mercadoria a mais.)

Supplier    ______   new position

Cost Center      armazém geral

Article  _______

Unit  ______

Save

Book: grava e retorna ao sistema

 

PURCHASE ORDER à MANAGE ORDER

Encomendar um produto

Varinha magica: cria também uma nota de encomenda e aparecem todos os artigos que aquele fornecedor já nos entregou

Folha branca: limpar

File: assortment mode ou varinha

Bach processing /HACCP details: (preencher os campos abaixo, para que o produto esteja nas normas HACCP:)

Article, Unit, Expire date, Bach (restrabilidade), Temperature, Delivery time, refrigeration

 

PURCHASE à INVOICE CONTROL

(se houve algum desvio da mercadoria encomendada com a que recebemos, o sistema vai dar todas as diferenças entre a nota de encomenda e a factura.)

 

5. STORE

STOREà ISSUE REQUEST

(pedido de requisição)

- Request: enviar o pedido de requisição.

 

STOREà TRANSFER

(efectuam-se as requisições, do armazém geral para …, e as transferências entre secções)

- Book: é para gravar.

 

 

STOREà ISSUE REQUEST

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

– New position:

Authorizaction é o do produto.

QTY – quantidade do produto que vou requisitar.

SOH – quantidade da mercadoria existente na secção que está a requisitar a mercadoria.

 

Closing Method - o sistema vai fechar com o potencial = EI+REQ+/-Tranf-quebras. A quantidade potencial vê-se no Stock on hand.

ACT SOH – inserimos as quantidades que apuramos nos inventários na realidade(físicos).

 

Notas:

Batch – lote (controlamos a rastriabilidade pelo o nº de lote)

Rácio Food – 33%

Rácio Beverage- 18% - 22%

 

Formulário:

Custo total da U.H. = Ei + Compras – Requisições – Quebras -/+ Transferências – Ef

Reconciliação de Custo Global = Ei + Compras – Requisições – Quebras - Ef

Custos dos pontos de Venda = Ei + Requisições – Quebras +/- Transferências – Ef

Existência Final de um produto (Stock on Hand) = Ei + Requisições +/- Transferências - Quebras